软件是一些外贸企业所使用比较多的工具，群发外贸邮件的软件使用非常灵活，成本非常低。相比较单个邮箱发送，软件在数量上更占优势，发送效果也更好。不过当前的很多外贸邮件群发软件，功能上、发送成本上、可靠程度上都参差不齐，给我们选择邮件群发软件增加了困难。
外贸公司群发邮件在数量上，特别是成本上都有要求。企业体量比较大，客户多的情况下群发外贸邮件需求也大，那么必须要控制好群发成本。那么最好的方法是找一款群发成本非常低的外贸邮件群发软件，最优的方案是找可持续循环使用的软件。这样的软件也利于企业邮件营销人员持续的做外贸邮件营销，最大程度降低外贸公司的成本。
在功能上，软件也必须十分完善，可以支持每天群发近万封邮件。每天群发一万封邮件对于企业来讲完全足够，可以向有需求或者有潜在消费意愿的国外客户群发外贸邮件。此外，为了保证软件的持续稳定性，必要有发件箱的保护功能、自动更换IP功能、收件地址整理功能、群发效果的收集统计功能等等，最基本的是保证一个邮件可以顺利的群发到国外客户的邮箱之中。